Le blog des colonies de vacances

C’est un des points forts de nos colonies de vacances : nous formons tous nos directeurs aux spécificités de notre projet éducatif et de nos colos lors d’un week-end entier ! Cette année, nous avons loué le lycée agricole de Dardilly pour recevoir 11 des 13 directeurs qui dirigeront les 28 sessions de colonies organisées sur avril, juillet et août, ainsi que plusieurs animateurs, prestataires et cuisiniers volontaires qui seront présents sur les différentes colonies de vacances mises en place. Cette formation a été assurée à la fois par 2 membres du CA, François et Régis, et par les 2 salariés, Mehdi et Nicolas.

Le temps d’accueillir tout le monde et de faire connaissance, la matinée du samedi était bien entamée. Après une présentation de chacun des membres présents, François a présenté l’historique, les spécificités du projet éducatif, et les actions sociales de l’Association Vitacolo, afin d’imprégner tous les acteurs présents de l’esprit de l’organisme.

Après le déjeuner, le groupe s’est scindé en deux : les directeurs les plus expérimentés, responsables des cuisines de leur centre, sont partis avec Mehdi et François pour un rappel sur la gestion du personnel technique et des cuisines, tandis que Régis et Nico sont revenus sur la construction du projet pédagogique avec le reste des membres.

Puis les formateurs ont invité les directeurs à prendre les classeurs correspondant à leurs colonies de vacances. Chaque partie du classeur fut passée en revue : la gestion du personnel (recrutements, contrats, etc…), l’organisation pédagogique de la colonies de vacances (projet éducatif et pédagogique, plannings, etc…), l’organisation matérielle de la colonie (transports, listings, papiers officielles, etc…), et le budget (budget prévisionnel, nourriture, etc…). Pour permettre aux directeurs novices d’avancer en toute sérénité, le classeur est également doté d’un échéancier des tâches à accomplir et des documents à insérer dans le classeur, au fur et à mesure de l’accomplissement de ces tâches.

Ensuite les formateurs ont parlé de la politique de recrutement de Vitacolo, et de  spécificités dues à l’existence d’un projet à mener tout au long de la colonie. Comment équilibrer les caractères et les compétences dans une équipe d’animation ? Comment veiller à ce que les animateurs possèdent une double compétence, celle d’animateur et celle liée à la thématique du séjour ? Comment répartir les rôles de chef de convoyage, assistant sanitaire et administrateur du blog photo ? Autant de points sur lesquels il a fallu orienter et conseiller, pour répondre aux attentes légitimes des familles. Enfin, Mehdi a présenté le site Vitanim.fr, dédié au recrutement et à la préparation des colonies de vacances et outil complémentaire du classeur directeur du fait de son interactivité.

Avant le goûter (qui mets tout de suite dans l’ambiance colo) , les formateurs ont tenu à rappeler les consignes concernant les convoyages, organisés depuis plusieurs villes, et différemment selon les centres. Le fait que plusieurs colonies de vacances résident dans le même centre permet à tous les directeurs d’allier leurs forces et de partager leurs animateurs. De ce fait, le reste des animateurs peut s’occuper de préparer au mieux les centres pour l’arrivée des enfants, en partageant une fois de plus toutes les tâches communes aux différents séjours (organiser le réfectoire, répartir les chambres, installer la pharmacie, etc…).

Après une pause bien méritée, Nico a donné ses instructions aux directeurs concernant le budget. Comment est calculé le budget pour chaque colonie de vacances ? Comment gérer au mieux les factures pour ne pas fâcher le Trésorier de l’Association ? Comment utiliser le fichier de comptabilité ? Le système proposé par Vitacolo est ultra simple, du moment que les directeurs prennent soin de compléter régulièrement (c’est-à-dire tous les jours) le fichier excel et le cahier de factures. Nico insiste donc bien sur ce dernier point.

La formation s’est poursuivi sur un des points forts de notre projet éducatif : l’accueil des parents. C’est un moment fort qui permet aux familles de venir partager un temps le séjour de leur enfant. François a donc donné des pistes aux directeurs pour qu’ils puissent gérer à la perfection cette soirée privilégiée. Il a rappelé également que plusieurs bénévoles de l’Association se rendront sur les centres pour les appuyer dans cette démarche. À la fin de cette intervention, les formateurs ont fait un point sur la méthodologie dans la réalisation des DVD donnés aux enfants (opération délicate concernant la plupart des colonies).

Au terme de cette journée bien remplie, le groupe est allé manger, puis tout le monde s’est retrouvé dans la salle de formation pour participer à la veillée fureur et culture G organisée par Régis. La soirée a donc permis à tout le monde de faire plus ample connaissance et de partager un moment convivial.

Le lendemain, les directeurs ont été invités à former des groupes en fonction du lieu où se passe leur colonie de vacances. Jusqu’au déjeuner, ils ont alors eu l’occasion d’échanger sur des questions pratiques et matérielles, aidés par les interventions des formateurs, et par la présence de certains cuisiniers et prestataires : transports, règles de vie, répartition des locaux, activités communes, recrutement, répartition du matériel, etc…

Après une séance de questions ouvertes en début d’après-midi, les directeurs ont pris congé, non sans donner un coup de main pour le rangement : sympa !

Une session de « rattrapage » a été organisée un mois plus tard au siège de Vitacolo pour les directeurs qui n’avaient pas encore été recrutés. Les formateurs ont pu condenser la formation sur un seul jour : les directeurs n’étant pas tous sur les mêmes centres et n’étant responsables ni des cuisines ni des centres, les phases en commun ont été supprimée.

L’action pédagogique est donc bel et bien lancée pour l’année 2011 : nous espérons que cette formation initiale permettra à tous les directeurs de gérer sans difficulté leur colonie de vacances ! Ils sont maintenant les porte-paroles de l’Association, et nous leur accordons toutes notre confiance…Qu’ils vivent et fassent vivre de merveilleux moments ! Un bel été 2011 en perspectives !