Comment organiser une colonie de vacances ?
Pour proposer une colonie de vacances de 15 jours, les organismes de colos travaillent pendant 11 mois. Quelles sont donc les différentes tâches à effectuer pour monter un camp de vacances ? Quel travail les organismes abattent-ils pour proposer des colos inoubliables à vos enfants ? Petit tour d’horizon pour mettre en valeur le métier d’organisateur de séjours pour enfants, à travers un rétroplanning très simplifié.
Les deux premiers mois : la réflexion pédagogique
La première chose à se demander, lorsque l’on crée une colo, est : pourquoi ? Pourquoi allons-nous proposer aux enfants de partir 15 jours avec des jeunes qu’ils ne connaissent pas et quel bénéfice vont-ils en tirer ? Se poser cette question revient à décider d’un projet éducatif : quelles valeurs va-t-on transmettre aux jeunes, quelle expérience souhaitons-nous leur proposer ?
Une fois le projet éducatif rédigé, il est temps de choisir un support pour mettre en place le projet. Il peut tout d’abord s’agir d’un lieu, par exemple la montagne, pour sensibiliser les enfants au respect de l’environnement et à la beauté de la nature. Mails il peut aussi s’agir d’une thématique. Ainsi, un séjour à dominante artistique permettra de développer la créativité, l’imagination et la coopération, tandis qu’une colonie de vacances sportive pourra transmettre des valeurs de dépassement de soi, de goût de l’effort et de respect de l’adversaire. Enfin, il peut aussi s’agir d’un mode de déplacement (randonnée à pied, cheval ou en Van), ou encore d’un mode d’hébergement (en dur, sous tente, en yourt, en tipi etc…).
Le troisième mois, la recherche des locaux.
Une fois cette étape pédagogique franchie, il faut d’ors et déjà songer à réserver des locaux pour organiser le séjour, si cela est nécessaire. Il faudra donc visiter différents lieux pour vérifier leur adéquation avec le projet de colo, tant sur le plan de l’âge des enfants, de leur degré d’autonomie, que sur celui des installations disponibles et des facilités d’accès.
Quatrième et cinquième mois, la communication et les partenariats
Selon les moyens dont on dispose, plusieurs possibilités sont ouvertes :
- Le bouche à oreille : Pour Vitacolo, ce vecteur est essentiel et s’avère le plus fiable pour diffuser une l’information sur les colonies de vacances.
- Le support papier : du simple flyer distribué par les micro-organismes au catalogue 300 pages édité par les grands, le support papier est encore efficace car il rassure et permet d’envoyer l’information directement au domicile des gens. Attention toutefois : les associations à but non lucratif n’ont pas le droit de distribuer de catalogues à des personnes n’en ayant pas fait la demande expresse.
- Les sites internet : Certainement le moyen de communication le plus utilisé depuis un ou deux ans, internet est incontournable et permet de faire connaître des organismes de taille modeste, pourvu qu’ils soignent leur présentation. Faire appel à des amis ou des prestataires ayant de réelles compétences est souvent nécessaire pour que l’information soit accessible et présentée proprement.
- Les comités d’entreprise : il est toujours utile de faire connaître aux CE la ou les colonies de vacances que l’on organise. Ces derniers peuvent faire connaitre ces séjours à leurs salariés, et prendre en charge une partie du coût de la colonie de vacances.
- La publicité : exclusivement réservée au secteur marchand, elle est un bon moyen pour faire connaître ses colos, à condition de choisir des publicités ciblées.
Sixième, septième et huitième mois, recrutement des équipes pédagogiques
Le recrutement des directeurs et des animateurs de colonies de vacances est un élément décisif de la réussite des séjours. Les annonces sont souvent publiées sur internet, sur des sites de recrutement d’animateurs. Des entretiens d’embauche sont ensuite réalisés afin de choisir précisément les profils correspondant à la thématique, à l’âge des enfants et à l’esprit général de la colo.
Neuvième, dizième et onzième mois : gestion administrative et financière
A l’approche du séjour, le compte en banque s’affole : il faut à la fois encaisser les paiements effectués par les parents, et illico dépenser cet argent en faisant l’acquisition de matériel, en réservant les billets de train, les prestataires éventuels et les visites. Pour les équipes pédagogiques c’est l’heure de la création des programmes d’activités, des tableaux d’encadrement de la vie quotidienne, et des réunions de préparation. Le directeur rédige son projet pédagogique et motive ses animateurs à l’approche du jour J.
Les parents ont reçu la lettre de convocation, tout le monde est donc prêt pour le départ. Rendez-vous sur le quai de la gare pour le début de la grande aventure !
