Le blog des colonies de vacances

Bonjour à tous les adhérents !

Dans un soucis de transparence, et dans la continuité des principes arrêtés lors de la dernière assemblée générale de Vitacolo, l’association a souhaité faire le point sur les inscriptions. Eh oui, car déjà, le mois de mai pointe le bout de son nez, et les colos de juillet et août se rapprochent désormais à grands pas !

Rappel : les colos de février et d’avril

Tout d’abord, quelques petites rappels… Les colos ski de février, les premières du genre chez Vitacolo, ont été un franc succès. Elles ont rassemblé plus d’une vingtaine de petits participants comblés (malgré un petit blessé)… et elles ont par ailleurs beaucoup plu à leur directeur ! Le succès rencontré et les retours de ces colos permettent clairement à l’association de programmer de nouvelles colonies de vacances ski dès l’année prochaine, et même d’augmenter un peu le nombre de participants.

Par ailleurs, les colos d’avril ont d’ores et déjà eu lieu à Pau et à Lons-le-Saunier Mancy… et certaines sont encore en cours. Sans surprise, c’est le séjour Star d’un Soir qui a obtenu le plus de succès ! Succès relayé, d’ailleurs, par la presse locale qui s’est fait l’écho du spectacle du dernier soir. La colo cuisine marche également très bien : les goûts et les saveurs sont décidément à la mode, puisque les sessions de cet été sont littéralement prises d’assaut ! Read the rest of this entry »

Compte-rendu du travail du siège durant ces quelques dernières semaines…

Ces quelques dernières semaines ont été intenses : c’est bien normal, puisque les colos d’avril et de l’été approchent à grands pas ! Le siège a travaillé sur la rénovation du classeur directeur, afin de le rendre encore plus complet, et en phase avec la nouvelle dimension de l’association.

Pour rappel, le classeur directeur, comme son nom l’indique, est le classeur qui est confié à chaque responsable de séjour afin de lui permettre d’accomplir l’ensemble des tâches qui lui sont dévolues, du mois de février au mois d’août. Il a également pour objectif de concentrer l’ensemble des documents administratifs nécessaires en cas de contrôle jeunesse et sports ou d’inspection sanitaire.

Les trois salariés (Nico, Mehdi, Jérôme),  et la commission pédagogique du conseil d’administration ( Françoise, Régis et Aurélie) ont donc planché sur les nouveaux documents mis à disposition des directeurs.  L’accent a particulièrement été mis sur la nécessité de coopérer entre directeurs présents sur un même centre, principalement en ce qui concerne les règles de vie communes, l’utilisation des locaux et la répartition du matériel mis à disposition par le siège (c’est-à-dire le matériel qui ne concerne pas spécifiquement la thématique du séjour, mais tout simplement les temps libres : jeux d’extérieur, jeux de société, déguisement…).

La partie administrative a été complétée afin de mieux répondre aux exigences de l’assurance de l’association : déclaration de dommages matériels, déclaration de dommages corporels.  Le fichier permettant de réaliser la comptabilité a encore été simplifié, afin de rendre  gestion budgétaire la plus simple possible.

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Vitacolo, pour ses séjours à projet, a souvent besoin de matériel spécifique: caméras haute définition, ordinateurs, sonos, tables de mixage, amplis, guitares, basses claviers, batteries, jeux de société, jeux d’extérieur, appareils photo, imprimantes, machines à coudre, outils, tables de ping-pong, matériel sportif, livres, bandes dessinées, papeterie…  Ce matériel, nous avons fait le choix de l’acheter plutôt que de le louer, afin de faire des économies d’échelle.

Dès octobre, il nous faut procéder à l’inventaire complet de ce qui est revenu des séjours, afin de compléter ce qui peut éventuellement manquer, et d’améliorer chaque année le matériel. Par exemple, pour chaque colonie musique, nous avons investi les deux premières années principalement sur la quantité de matériel (avec une qualité moyenne en conséquence). L’idée était d’acheter du matériel en grande quantité pour que plusieurs groupes de musique puissent s’entrainer simultanément. En 2011, nous avons acquis un ensemble batterie – amplis -sono de bonne qualité pour sonoriser les concerts. 2012 sera l’année de la consolidation, mais les retours des enfants et animateurs sur le matériel cette année a été excellent.

Jérôme, le responsable du matériel, va maintenant éplucher chaque jeu de société, chaque malle de matériel, à la recherche d’un pion manquant, d’une carte mémoire abimée ou d’un ordinateur défectueux, afin que nous soyons certains de livrer pour 2012 du matériel 100% fonctionnel et prêt à l’emploi pour une nouvelle saison.

Etiquetage de chaque pièce

Samedi 5 novembre, Nico, François et Mehdi étaient présents à l’entrepôt en compagnie de Jérôme et Françoise pour tester l’intégralité du matériel musical. Chaque câble, chaque ampli a été testé, étiqueté et a reçu un code barre.  Jérôme, recruté pour amener son savoir-faire et son sens de l’organisation, a développé un système de classement du matériel et d’identification de chaque pièce, qui va faciliter les inventaires et permettre une meilleure information des directeurs et animateurs en amont.

Un catalogue comprenant les photos de chaque pièce sera disponible dès le mois de mars pour que les directeurs puissent prendre connaisance de façon concrète du matériel mis à leur disposition, en vue des colonies été 2012.

Cette nouvelle rubrique du blog a pour objectif de tenir au courant les adhérents de Vitacolo mais aussi les personnes intéressées par notre action, du quotidien des salariés et du CA sur le terrain.

Actuellement, les salariés et le CA travaillent sur le budget prévisionnel, qui sera proposé au vote à l’assemblée générale de janvier 2012. Le budget est un outil essentiel pour prévoir les actions mises en place d’une année sur l’autre. Pour 2012, il est par exemple prévu:

- Une enveloppe de 24 000 euros dédiée à l’aide au départ (enfants porteurs de handicap, familles de 3 enfants et plus, familles ayant un quotient familial faible, les seuils étant décidés en janvier par l’AG)

- Une augmentation du salaire des animateurs de + 8%

- La création d’un grand week-end de formation et de préparation des colos, auquel participeront l’intégralité des animateurs et directeurs recrutés cet été.

- L’intervention d’un consultant en gestion de groupes auprès des directeurs lors du week end de préparation spécifique directeurs (fin février)

- La création de deux colonies ski

- La création de nombreuses nouvelles thématiques, dont une colonie mode, et une colonie de vacances équitation itinérante.

- L’embauche de Jérôme, responsable du matériel et des approvisionnements en nourriture sur les centres (ici en pleine action comme cuisinier bénévole):

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Notre directeur général, Mehdi Coly, traverse la France à la recherche de nouveaux centres d’hébergements. Un périple de près de 5000 Km pour dénicher les perles rares. Maisons familiales Rurales, Centres de vacances, Lycées agricoles publics et privés: aucune piste n’est mise de côté dans cette recherche qui mènera la modus Blanche de Lyon à Avignon…. mais en passant par Strasbourg, la normandie, la Sarthe, la pointe de la bretagne, les Landes, Bayonne, toulouse, le massif central et la région d’Aix en Provence. Un véritable tour de France pas si désagréable que ça: les paysages s’enchainent sous un soleil maginifique pour les visiteurs, mais inquiétant pour lesa griculteurs rencontrés tout au long du chemin.
 

Certes, un arrêt cardiaque en colonie de vacances n’a presque aucune chance de se produire. Évidemment, il s’agit d’un risque mineur  contre lequel peu  d’organisme cherchent à se prémunir. Pourtant, en 2011, Vitacolo a décidé d’étendre sa politique de prévention des risques au domaine des arrêts cardiaques.

Sensibilisée par la campagne nationale contre les arrêts cardiaques, Vitacolo a fait le choix d’équiper chaque séjour d’un défibrillateur. Bien que le risque d’arrêt cardiaque chez l’enfant soit mineur, il existe certaines malformations qui ne peuvent être détectées que par des électrocardiogrammes d‘efforts, rarement effectués car devant être réalisés par un médecin spécialiste (médecin du sport, cardiologue).

Vitacolo a investi dans la location d’un défibrillateur par centre de vacances, avec l’aide de la société S2J. Le matériel, neuf t facile d’utilisation (aucune formation n’est nécessaire pour réussir une défibrillation », donne automatiquement les instructions à la personne qui administre les soins. Il rappelle par exemple la nécessité avant toute chose d’appeler les secours.

Le défibrillateur automatique détecte les arrêts cardiaques et n’agit donc qu’en cas d’arrêt du cœur. Cela évite d’être confronté à un mauvais diagnostique et d’administrer des décharges à une personne qui n’en aurait pas besoin.