Jeudi dernier, François Milanesi et Nicolas Sabatier, notre très efficace président et notre non-moins très efficace permanent, se trouvaient chez April. Non pas la journaliste amie des Tortues Ninja, mais la société d’assurance et de complémentaire santé. L’objectif : présenter les colonies de vacances de l’association aux salariés. Une démarche qui permet de faire connaître les valeurs de Vitacolo auprès de personnes pouvant bénéficier d’aides au départ de la part de leur CE. Nicolas et François ont donc pris plaisir à décrire le concept de colonie de vacance individuellement à chaque personne présente.

In fine… Beaucoup de bons moments passés avec les personnes intéressées, et beaucoup d’échanges. Vitacolo souhaite du reste développer davantage ses contacts avec les comités d’entreprise, qui réduisent la facture finale des adhérents pour le départ de leur enfant en colo . Pour rappel, il est toujours possible de contacter François Milanesi (f.milanesi@vitacolo.fr).

L’autre option possible : contacter directement Faïza Alami (faizalami@gmail.com), qui est membre du Conseil d’administration en charge des liens avec les comités d’entreprise depuis la réorganisation du CA. Enfin, il reste toujours possible d’appeler l’association au 04 78 64 26 99.

Petit tour d’horizon des responsables et de leurs prérogatives…

François demeure notre très efficace président ! Omniprésent, tant dans la création et la préparation des séjours que sur le terrain des colos, il est l’un des principaux responsables sur lesquels repose actuellement l’association.

Professeur des écoles, enseignant dans la région lyonnaise, il a par ailleurs été animateur et directeur de colonies de vacances à de nombreuses occasions. Il reste la personne ressource par excellence et en toutes circonstances. On lui sait gré de son investissement et du temps qu’il consacre à Vitacolo !

L’une des petites nouvelles… Directrice du séjour intergénérationnel 2011, Aurélie a souhaité rejoindre le CA à la suite de son expérience professionnelle chez Vitacolo.

Elle s’est notamment beaucoup investie lors de l’anniversaire de l’association en septembre dernier. Professeur de lettres classiques en collège dans la Drôme, elle bénéficie de l’expérience nécessaire pour occuper le poste de vice-présidente et aura pour mission d’épauler François et de le suppléer chaque fois que nécessaire.

Loïc Guitton : Secrétaire

Que ferait Vitacolo sans son très efficace secrétaire ? Avec toute la prestance qui convient aux juristes en puissance, Loïc note et annote tout, tout, tout. Il est le garant de la conformité des actions de Vitacolo, veille à l’évolution des statuts et rédige avec soin les procès verbaux des assemblées générales, des conseils d’administration et des bureaux.

Ah ! Et quand il faut aller à la Préfecture, c’est lui qui s’y colle… On aurait bien tort de se passer de ses services, donc on continue à ne pas s’en passer !

Patrick Tran : Trésorier

Patrick fait du ping-pong, ce qui est déjà pas mal pour travailler à Vitacolo, attendu que c’est un jeu très à la mode sur la plupart des séjours… Mais surtout, il sait compter (bien) et se débrouille avec un ordinateur (bien). Plus sérieusement, il est informaticien (pour de vrai) et Vitacolo continue à compter sur ses talents de trésorier.

Au quotidien, Patrick suit le budget avec attention, avec les salariés, et le propose à l’AG avec le bilan. L’une de ses missions, et non des moindres : représenter Vitacolo auprès de l’administration fiscale.

Régis Perrin : Responsable pédagogie

Animateur dans l’âme, voire plus… Selon certaines sources, Régis s’est mis à organiser des colos lors de sa seconde année à la crèche. Mais cela reste de l’ordre de la rumeur. Pour l’heure, et plus sérieusement, son expérience dans l’animation est très utile à Vitacolo. Il s’implique dans le fonctionnement avec beaucoup de professionnalisme.

Assez logiquement, Régis est le responsable pédagogie au sein du CA. Ce qui signifie qu’il s’attèle à la création de nouvelles colos, mais aussi qu’il est le référent pour tout ce qui concerne le rapport aux enfants et les valeurs éducatives transmises durant les séjours de Vitacolo : un point particulièrement important pour notre association.

Sébastien Hartmann : Responsable subvention et concours

Sur le terrain des colos, Seb est infatigable ! Un grand jeu à organiser, une table à dresser pour l’anniversaire de l’association ou une fiesta à animer, il répond toujours présent. D’ailleurs, il est toujours prêt à se donner à fond pour une veillée (voir la photo à gauche). Au quotidien, en dehors des séjours, il travaille (dur), mais trouve quand même le temps de s’investir pour Vitacolo.

Sa mission principale ? Rechercher et contacter les organismes susceptibles d’épauler l’association ou de la subventionner, et monter les dossiers quand cela s’avère nécessaire. Il a également pour tâche de repérer les concours auxquels Vitacolo peut participer, et grâce auxquels l’association peut diffuser ses valeurs.

Sofiane Coly : Responsable salariés

L’autre juriste de Vitacolo, c’est lui. A côté de ses études de droit, Sofiane s’est beaucoup impliqué dans la vie de l’association depuis sa création. Comme animateur, mais aussi en tant que membre actif du CA… Il n’hésite jamais à donner clairement son avis, mais surtout, il porte avec beaucoup de conviction les valeurs de Vitacolo et s’efforce de donner un véritable sens éducatif à chaque séjour.

On ignore encore si Sofiane sera avocat (quoiqu’on n’en doute pas trop…). Mais d’ores et déjà, ses compétences en droit lui permettent d’être le référent principal en ce qui concerne l’embauche des salariés et l’organisation de leur travail ! Il a aussi pour tâche de représenter l’association auprès d’eux.

Françoise Cordelier : Responsable matériel et logistique

Infirmière, et formatrice auprès des directeurs et animateurs, ex-bénévole chez les scouts, Françoise est également l’une des nouvelles recrues de Vitacolo. A l’occasion du troisième anniversaire de l’association, en cuisine, elle a assuré… pour 90 personnes ! Bon, Jérôme Grozel, était là aussi, et il a également assuré grave, mais quand même…

Au conseil d’administration, Françoise aura une responsabilité clé : celle de gérer le matériel ! Et quant on connaît le nombre d’ordis ou d’instruments dont dispose Vitacolo (et encore, pour ne parler que de ça), on imagine l’ampleur de la tâche ! D’ailleurs, essayez de soulever l’une de nos malles, pour voir… Mais bref, redevenons sérieux : le concours de Françoise sera très précieux à l’association.

Faïza Alami : Responsable Comités d’entreprise

Faïza occupe le poste de principale dans un collège de la région lyonnaise. Très impliquée dans la vie associative en général, elle est présente à Vitacolo depuis sa création et apporte déjà toute son expérience professionnelle au sein du Conseil d’administration. Elle s’est par ailleurs impliquée dans les séjours organisés par l’association.

Au quotidien, Faïza aura désormais la tâche de gérer les liens avec les comités d’entreprise, toujours susceptibles d’être intéressés par les séjours nouvelle génération de Vitacolo.

Chloé Koubbi : Responsable adhérents et lien associatif

Un peu comme Seb’, sur les séjours, Chloé est toujours à 100%… y compris quand il s’agit de jouer les princesses-au-coeur-à-prendre pour un grand jeu ! Mais cette diplômée de l’INSEEC, chargée de projet Web chez Rhodia, a bien d’autres qualités.

Très à l’aise en matière de communication, elle a pour mission d’entretenir quotidiennement le lien associatif. Une idée, une suggestion, une remarque des adhérents ? C’est à elle qu’il faut s’adresser. Chloé a aussi pour tâche d’animer les réseaux sociaux (Facebook et Twitter) de Vitacolo)

Clément Bouhélier : Responsable communication

Ancien journaliste, Clément s’implique également à Vitacolo depuis la création de l’association. Sa mission : les liens avec l’extérieur, à travers l’animation du blog, les rapports avec la presse, le montage des vidéos concernant l’association, etc… Il représente également Vitacolo auprès des partenaires internet.

Au besoin, comme lors du week-end anniversaire, il va sur le terrain pour donner un coup de main…

Et bien sûr, on n’oublie pas Mehdi Coly et Nicolas Sabatier, les directeurs… ni Sandrine et Elise, dont le conseil est toujours écouté !

Chères adhérentes, Chers adhérents,

Tout d’abord, nous vous souhaitons une excellente année 2012, pleine de bonheur pour vous et pour vos proches !

Par la présente, nous vous invitons à participer aux Assemblées Générales (Ordinaire et Extraordinaire) 2012.

1.    Assemblée Générale Ordinaire (AGO)

L’Assemblée Générale Ordinaire aura lieu le 28 janvier 2011 de 14h00 à 17h00 dans la salle de l’égalité de la mairie du 8e arrondissement de Lyon. Il s’agit du même lieu que nous avions utilisé l’année dernière. Pour vous y rendre depuis la gare Part-Dieu, vous pouvez prendre le bus C6 jusqu’à son terminus « Jet d’eau – Mendès France », puis prendre le tram T2 en direction de « Saint Priest – Bel air » et vous arrêter à « Bachut – mairie du 8e ».

L’adresse précise de la mairie est la suivante : 12, avenue Jean Mermoz, 69008 Lyon. Attention, n’ayant pu réservé la salle plus tard, nous avons dû avancer l’heure de l’AG par rapport à ce qui avait été dit auparavant !

Voici l’ordre du jour de l’AGO :

- Accueil : 13h15 – 13h30

(- AGE : 13h30 – 14h00 –> voir plus bas)

- Rapport financier/ Budget 2011 : 14h00 – 14h30

- Rapport financier/Prévisionnel 2012 : 14h30 – 15h00

- Pause : 15h00 – 15h15

- Rapport d’activité 2011 : 15h15 – 16h00

- Perspectives 2012 – 2014 : 16h00 – 16h45

- Élection du nouveau CA : 16h45 – 17h00

- Clôture de l’AGO : 17h00

À l’issu de chacune de ces phases, l’Assemblée Générale sera appelée à voter pour valider ou non les différents rapports. Au cours du rapport sur les perspectives 2012-2014, les adhérents auront l’occasion de voter sur une petite vingtaine de points pour se prononcer sur les grandes orientations stratégiques de Vitacolo.

2.    Assemblée Générale Extraordinaire (AGE)

Le Conseil d’Administration a décidé de proposer de nouveaux statuts à l’Association, l’approbation de cette proposition nécessite la convocation d’une Assemblée Générale Extraordinaire, qui devait avoir lieu aujourd’hui-même.

Conformément aux statuts actuels de l’Association (article 18), l’Assemblée Générale Extraordinaire ne peut délibérer que si les deux tiers des membres sont présents ou représentés : hors nous n’étions que 10 réunis aujourd’hui, ce qui est loin de faire le compte… Les statuts nous permettent de convoquer une nouvelle AGE au minimum 14 jours après la première et sans quorum imposé.

Nous vous invitons donc à participer à une nouvelle AGE qui se tiendra le samedi 28 janvier 2012 à 13h30 dans la salle de l’égalité de la mairie du 8e arrondissement de Lyon, juste avant l’AGO.

L’ordre du jour reste le suivant :

-       Modification des statuts de l’Association conformément au projet approuvé en Conseil d’Administration le 10 décembre 2011 (mis en pièce jointe) – 13h30-14h00

3.   Un repas pour se retrouver

À l’issu des deux Assemblées Générales, nous vous invitons à venir partager un repas avec nous dans un des très bons restaurants lyonnais. Il s’agit du restaurant « Les jardins de Berthe », situé au cœur de la presqu’île de Lyon, non loin de l’Hôtel de ville et de l’Opéra. Pour vous donner l’eau à la bouche, vous pouvez vous rendre sur leur site Internet : http://www.jardindeberthe.com/

Nous nous rendrons sur place aux alentours de 19h30. En attendant, vous aurez l’occasion de discuter avec les différents responsables et salariés de l’Association…

4.   Les modalités de participation

Si vous souhaitez participer à cet après-midi associatif, veuillez s’il vous plait me confirmer votre présence :

- pour l’AGE

- pour l’AGO

- pour le repas d’après réunion

… en me renvoyant un simple mail sur cette adresse : f.milanesi@vitacolo.fr

Une de nos adhérentes nous a demandé s’il était possible de diffuser l’AG par video-conférence et de mettre en place un chat pour que les adhérents non présents puissent pleinement participer aux débats. Malheureusement pour cette année, nous n’aurons pas la possibilité de le faire : nous sommes un peu « pris de court ». Mais nous promettons de faire suite à cette demande pour la prochaine AG en 2013.

Ainsi pour cette année, si vous n’avez pas la possibilité de vous déplacer jusqu’à Lyon mais que vous souhaitez participer à votre façon à l’AG, vous avez la possibilité de remplir la demande de procuration (mise en pièce jointe) et nous la renvoyer avant le mercredi 25 janvier 2012 au siège de l’Association :

Vitacolo

67, rue de Saint Cyr

69009 Lyon

Prenez soin de vous en cette froide période et à bientôt ! Bien cordialement.

François Milanési, Président de l’Association Vitacolo

A noter : le premier séjour mentionné est la colonie de vacances enquête et détective… organisée par Vitacolo ! Avec la description suivante, alléchante à souhait…

Votre enfant rêve de partir sur les traces des Experts ou de Columbo ? Cette colonie est faite pour lui. Pendant une semaine, les enfants vont jouer aux petits détectives et devront enquêter sur un délit commis le lendemain de leur arrivée. Les animateurs auront monté tout un stratagème pour que cette semaine soit riche en aventures.

La petite colo devra s’organiser pour partir à la recherche du coupable. Une fois trouvé, il faudra organiser son procès avec avocat, procureur, greffier… Rien que pour cela, on aimerait de nouveau avoir 15 ans.

Cette colonie est destinée aux enfants de 10 à 15 ans et se déroule dans le Jura, à Montmorot. Du crime au procès, du 10 au 16 juillet 2011, 390 euros. Plus d’infos sur www.vitacolo.fr.

Et pour les plus jeunes, ou celles et ceux qu’une carrière dans la police ou la justice n’intéresse pas, il reste bien d’autres thèmes à découvrir sur le site de Vitacolo, pour un séjour original.

L’idée est de le décharger d’un certain nombre de tâches, ainsi que les salariés, pour l’organisation de nos colonies de vacances. Mais il s’agit également de donner au CA davantage de responsabilités, afin que ses membres puissent agir comme de véritables référents pour l’ensemble des adhérents.

Ceci devrait bien entendu être validé lors de l’Assemblée générale qui se tiendra le 28 janvier 2012. Mais d’ores et déjà, voici le nouveau fonctionnement du CA tel que proposé par François. Nous vous laissons le découvrir avant l’AG, ainsi que le budget prévisionnel 2012, et vous donnons rendez-vous dans un mois !

Assemblée générale :

-    les administrateurs sont élus pour 3 ans (maximum 3 nouveaux administrateurs par AG et maximum 12 administrateurs pour le CA)

-    à l’issue immédiate de chaque AG, les administrateurs se réunissent :
o    les administrateurs se mettent d’accord sur 4  dates de réunion (1 journée entière par réunion) dans l’année
o    les administrateurs se répartissent les rôles suivants avec les nouveaux entrants : président, vice-président, trésorier, secrétaire, responsable subventions et concours, responsable communication, responsable des salariés, responsables pédagogie, responsable adhérents et lien associatif, responsable CE. Dans le cas d’un CA de plus de 10 membres, deux administrateurs n’exerceront pas de rôle spécifique : il seront alors adjoints sur les postes qui seront susceptibles d’être quittés l’année d’après, afin d’anticiper au maximum les changements dans le CA…

Rôle de chaque administrateur :

-    Président :
o    Relaie les propositions des administrateurs auprès du CA et des salariés
o    Met à jour, en lien avec les salariés permanents, le Buisness plan (portée de 3 ans) et l’échéancier (portée de 1 an) de l’association
o    Coordonne, en lien avec les salariés permanents, l’action de tous les administrateurs en organisant des commissions
o    Convoque et préside l’AG, les CA et les bureaux
o    Représente l’association auprès des partenaires.

- Vice-président :
o Vérifie et valide le business plan
o Gestion des actions des membres du CA: en collaboration avec le président, organise et coordonne les différentes commissions.
o Représente, en binôme avec le président, l’association auprès des partenaires

-    Secrétaire :
o    Est le garant de la conformité des actions de l’association au regard des lois, ce qui signifie qu’il veille à l’évolution des réglementations concernant les activités de l’association et met en place des réformes si nécessaire
o    Met à jour les statuts de l’association en fonction des propositions du CA et du vote de l’AG
o    Rédige les PV de l’AG, des CA et des bureaux
o    Représente l’association auprès des institutions (préfecture, jeunesse et sport, collectivités locales…)

-    Trésorier :
o    Propose le budget prévisionnel au CA, puis à l’AG (après corrections du CA)
o    Propose le bilan budgétaire à l’AG
o    Gère la trésorerie de l’association en mettant à jour au minimum tous les mois le fichier de trésorerie
o    Etablit et effectue les payes des salariés
o    Définit et effectue le paiement des divers taxes et impôts dus par l’association
o    Représente l’association auprès de l’administration fiscale, de la banque, et des éventuels créanciers de l’association.

-    Responsables subvention et concours :
o    Recherche des organismes de subvention susceptibles d’aider l’association ainsi que les concours auxquels cette dernière peut participer
o    Monte les dossiers de subventions et de concours
o    Représente l’association auprès des organismes de subventions et de concours

-    Responsable communication :
o    Etablit chaque année un cahier des charges pour les sites internet de l’association
o    Anime le blog de l’association par des articles reflétant le travail du CA, des salariés et des adhérents.
o    Etablit chaque année, en lien avec le responsable CE, un cahier des charges pour le catalogue présenté aux CE
o    Met en place le référencement des sites internet de l’association sur les principaux moteurs de recherche
o    Réalise le montage de vidéos concernant l’association ou les séjours organisés par elle.
o    Représente l’association auprès de nos prestataires internet, de notre graphiste, et de notre imprimeur

-    Responsable CE :
o    Etablit chaque année, en lien avec le responsable communication, un cahier des charges pour le catalogue présenté aux CE ; met à jour les autres outils de communication avec les CE (booklet, etc…)
o    Trouve des nouveaux CE et organise des RDV ; assure la continuité avec les CE déjà partenaire de l’association
o     Représente l’association auprès des CE

-    Responsable salariés :
o    Organise les week-ends de formations destinés aux animateurs et directeurs
o    À partir des demandes et idées des salariés, il améliore les conditions de travail au siège et sur les séjours
o    Se réunit au moins une fois tous les 2 mois avec les salariés permanents pour ajuster l’organisation de leur travail
o     Représente l’association auprès des salariés

-    Responsable pédagogie :
o    Impulse et organise la création des nouveaux séjours ; fait le bilan sur les nouveaux séjours en fin d’année
o    Etablit, en lien avec les salariés, la grille des séjours pour l’année suivante
o    Gère, en lien avec les salariés, le matériel des séjours et les transports (enfants et matériel)
o    S’assure de l’aboutissement des projets lors des colonies (réalisation des projets, envoie des DVD le cas échéant, etc…)
o    Participe aux week-ends de formations des animateurs et directeurs
o    Représente l’association auprès des prestataires

-    Responsable adhérent et lien associatif :
o    Anime les réseaux sociaux sur Internet
o    Anime le blog de l’association
o    Anime et modère le livre d’or de l’association
o    Ecrit la newsletter trimestrielle aux adhérents
o    Coordonne l’organisation de l’anniversaire de Vitacolo
o    Organise l’Assemblée générale
o    Organise les soirées parents sur les séjours et implique les bénévoles sur ces soirées
o    Représente l’association auprès des adhérents et des réseaux sociaux

- Responsable préparation des colonies :
o   Gère, en lien avec les salariés, le matériel des séjours et les transports (enfants et matériel)
o   Ouvre et ferme les centres
o   Met en place et gère la cellule psychologique
o   Met en place et gère les procédures handicap

Les réunions trimestrielles et les commissions :

Les réunions trimestrielles se déroulent sur une journée entière (3h + 3h). La première partie de la réunion sert à faire le point sur l’avancée de chaque dossier et des questions stratégiques à délibérer.

En fonction de ce qui a été décidé le matin, le CA se divisent en plusieurs commissions qui auront pour but d’avancer sur un dossier particulier. Une commission rassemble plusieurs responsables, en fonction des domaines qu’elle recoupe.

Exemple : le catalogue va être construit par le responsable communication et le responsable pédagogique.

Entre deux réunions trimestrielles,  la commission  est amenée à se réunir à nouveau (si besoin) et/ou laisse aux salariés le soin d’avancer dans le dossier. Lors de la réunion trimestrielle suivante, la commission présente l’avancement de son travail (avec le ou les salariés qui ont participé au dossier), et fait voter le CA pour valider ledit travail.

A noter :

•    Si la commission sent la nécessité de faire voter le CA sur une question importante, elle peut le faire à tout moment par mail.
•    Lors des après-midi des réunions trimestrielles, les administrateurs qui ne font pas partie d’une commission sont « libérés » ; cependant, ils peuvent profiter de ce temps pour avancer, en compagnie des salariés, sur des questions relevant de leur seule compétence.

Les réunions du bureau :

Le bureau ne se réunit que de manière très occasionnelle, pour trancher les questions pratiques qui pourraient «encombrer » l’ordre du jour des réunions du CA. Le Président est le seul à pouvoir convoquer les bureaux. Il le fait si cela lui semble utile : il s’appuie également sur les informations remontées par les salariés.

Le bureau devra notamment trancher sur les questions de contrats signés auprès des prestataires et ayant une durée d’application supérieure à 1 an.

Dès octobre, il nous faut procéder à l’inventaire complet de ce qui est revenu des séjours, afin de compléter ce qui peut éventuellement manquer, et d’améliorer chaque année le matériel. Par exemple, pour chaque colonie musique, nous avons investi les deux premières années principalement sur la quantité de matériel (avec une qualité moyenne en conséquence). L’idée était d’acheter du matériel en grande quantité pour que plusieurs groupes de musique puissent s’entrainer simultanément. En 2011, nous avons acquis un ensemble batterie – amplis -sono de bonne qualité pour sonoriser les concerts. 2012 sera l’année de la consolidation, mais les retours des enfants et animateurs sur le matériel cette année a été excellent.

Jérôme, le responsable du matériel, va maintenant éplucher chaque jeu de société, chaque malle de matériel, à la recherche d’un pion manquant, d’une carte mémoire abimée ou d’un ordinateur défectueux, afin que nous soyons certains de livrer pour 2012 du matériel 100% fonctionnel et prêt à l’emploi pour une nouvelle saison.

Etiquetage de chaque pièce

Samedi 5 novembre, Nico, François et Mehdi étaient présents à l’entrepot en compagnie de Jérôme et Françoise pour tester l’intégralité du matériel musical. Chaque cable, chaque ampli a été testé, étiqueté et a reçu un code barre.  Jérôme, recruté pour amener son savoir-faire et son sens de l’organisation, a développé un système de classement du matériel et d’identification de chaque pièce, qui va faciliter les inventaires et permettre une meilleure information des directeurs et animateurs en amont. Un catalogue comprenant les photos de chaque pièce sera disponible dès le mois de mars pour que les directeurs puissent prendre connaisance de façon concrète du matériel mis à leur disposition, en vue des colonies été 2012.