Le blog des colonies de vacances

Chers adhérentes, Chères adhérents,

Voici la 4^ème et dernière newsletter de l’année 2011 ! Pour éviter toute indigestion précoce à l’approche des fêtes de fin d’année, nous l’avons volontairement écourtée par rapport aux trois précédentes.

Elle revient essentiellement sur les événements et décisions des 3 derniers mois, laissant le soin aux rapports moral et financier d’établir un bilan de l’année : ces derniers vous seront présentés ultérieurement en bonne et due forme, à l’occasion de la convocation de la prochaine Assemblée Générale (28 janvier 2012) que vous recevrez par mail…

1) L’anniversaire Vitacolo : premier essai transformé !

Avant toute chose, nous souhaitions revenir sur l’incroyable week-end que nous avons vécu en votre compagnie lors de l’anniversaire de Vitacolo. Nous avons réalisé l’enthousiasme que suscitaient les colos à projet et notre modèle associatif.

Nous pensions accueillir tout au plus 50 personnes : au final nous étions 90. Nous avions peur qu’il n y ait pas assez d’animateurs : ils sont venus en nombre ! Nous pensions que le grand jeu du samedi après-midi n’attirerait pas les parents, alors qu’ils ont été les premiers à entrer dans l’imaginaire et à défendre leur équipe. Nous ne savions pas si les enfants vivraient à fond leur week-end, alors que les ados se sont amusés jusqu’au bout de la nuit. Même la défaite de l’équipe de France de rugby n’a pas entamé l’enthousiasme des participants, aussitôt repartis vers le terrain de foot pour jouer ou encourager !

Et puis, il y a tous ces liens qui se sont tissés (ou renforcés) ; toutes ces discussions sur l’association ou le monde des colos en général ; l’entraide et la générosité dont ont fait preuve les adhérents en n’hésitant pas à donner un coup de main quand cela était nécessaire.

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Bien sûr, ce n’est encore qu’une ébauche. Mais comme annoncé dans le compte-rendu du Conseil d’administration qui s’est tenu le samedi 10 décembre dernier, quelques changements ont été proposés par le Président, François Milanesi.

L’idée est de le décharger d’un certain nombre de tâches, ainsi que les salariés, pour l’organisation de nos colonies de vacances. Mais il s’agit également de donner au CA davantage de responsabilités, afin que ses membres puissent agir comme de véritables référents pour l’ensemble des adhérents.

Ceci devrait bien entendu être validé lors de l’Assemblée générale qui se tiendra le 28 janvier 2012. Mais d’ores et déjà, voici le nouveau fonctionnement du CA tel que proposé par François. Nous vous laissons le découvrir avant l’AG, ainsi que le budget prévisionnel 2012, et vous donnons rendez-vous dans un mois !

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Avec retard, voici la newsletter que chaque adhérent a reçu en Septembre 2011

Après un été 2011 bien rempli, voici venue l’heure des bilans…et des perspectives ! Cette newsletter concernera en grande partie l’année écoulée, et vous présentera quelques projets qui seront menés à court terme par l’Association.

1) Bilan des projets et des centres : quelques ajustements

Sur cette saison 2011, quasiment toutes les nouvelles thématiques nous ont convaincus : les projets étaient clairs pour les équipes et portaient les groupes de jeunes dans une démarche collective.

Quelques améliorations sont à faire sur la colo « Enquête : du crime au procès », afin de guider davantage les prochaines équipes d’animation, notamment en ce qui concerne l’aspect juridique du procès (déroulement, vocabulaire utilisé, etc…). Nous souhaitons également encore réduire la durée du séjour « Mission cabanes », qui a tendance à « s’essouffler » au-delà de la première semaine. Enfin, nous devons revoir l’organisation pédagogique du séjour « Le Grand défi moto », pour davantage impliquer les jeunes dans le défi moto final, et ce dès le début de la colo. C’est ce dernier séjour qui nous a le moins convaincus. Mais conscients que cette thématique est porteuse, nous allons faire les efforts nécessaires pour l’améliorer.

Du coté des centres, nous sommes satisfaits car dans la plupart des cas, nous y avons trouvé des infrastructures adaptées à nos besoins (spectacles, sports collectifs, cuisine, etc.). Le gros point noir (qui concerne tous les centres) reste que l’accès à Internet est très difficile (parfois impossible, notamment sur la dernière colonie équitation), ce qui a grandement compliqué le travail des équipes d’animations lors des mises en ligne des photos. Nous envisageons d’ouvrir nos propres lignes Internet l’année prochaine, afin de garantir le succès de nos mises en ligne.

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Vitacolo, pour ses séjours à projet, a souvent besoin de matériel spécifique: caméras haute définition, ordinateurs, sonos, tables de mixage, amplis, guitares, basses claviers, batteries, jeux de société, jeux d’extérieur, appareils photo, imprimantes, machines à coudre, outils, tables de ping-pong, matériel sportif, livres, bandes dessinées, papeterie…  Ce matériel, nous avons fait le choix de l’acheter plutôt que de le louer, afin de faire des économies d’échelle.

Dès octobre, il nous faut procéder à l’inventaire complet de ce qui est revenu des séjours, afin de compléter ce qui peut éventuellement manquer, et d’améliorer chaque année le matériel. Par exemple, pour chaque colonie musique, nous avons investi les deux premières années principalement sur la quantité de matériel (avec une qualité moyenne en conséquence). L’idée était d’acheter du matériel en grande quantité pour que plusieurs groupes de musique puissent s’entrainer simultanément. En 2011, nous avons acquis un ensemble batterie – amplis -sono de bonne qualité pour sonoriser les concerts. 2012 sera l’année de la consolidation, mais les retours des enfants et animateurs sur le matériel cette année a été excellent.

Jérôme, le responsable du matériel, va maintenant éplucher chaque jeu de société, chaque malle de matériel, à la recherche d’un pion manquant, d’une carte mémoire abimée ou d’un ordinateur défectueux, afin que nous soyons certains de livrer pour 2012 du matériel 100% fonctionnel et prêt à l’emploi pour une nouvelle saison.

Etiquetage de chaque pièce

Samedi 5 novembre, Nico, François et Mehdi étaient présents à l’entrepot en compagnie de Jérôme et Françoise pour tester l’intégralité du matériel musical. Chaque cable, chaque ampli a été testé, étiqueté et a reçu un code barre.  Jérôme, recruté pour amener son savoir-faire et son sens de l’organisation, a développé un système de classement du matériel et d’identification de chaque pièce, qui va faciliter les inventaires et permettre une meilleure information des directeurs et animateurs en amont. Un catalogue comprenant les photos de chaque pièce sera disponible dès le mois de mars pour que les directeurs puissent prendre connaisance de façon concrète du matériel mis à leur disposition, en vue des colonies été 2012.

Les petits férus de littérature qui participeront l’été prochain à la colo « Bests Sellers de l’été » sont peut-être déjà des familiers de Marcel Pagnol. Dans Le Château de ma mère, quelque part vers la fin, il notait que « le temps fait tourner la roue de la vie comme l’eau celle des moulins ». Une bien jolie citation, qui rappelle que, oui, le temps passe bien vite, et qu’il est nécessaire de préparer l’avenir. C’est précisément ce à quoi se sont occupés les membres du conseil d’administration de Vitacolo lors de leur réunion ce samedi.

Ainsi, entre une discussion sur la formation des directeurs et l’adoption définitive du budget 2012, ils ont accueilli deux « nouvelles ». Pas tout à fait nouvelles en fait, puisqu’il s’agit d’Aurélie, directrice du séjour intergénérationnel durant l’été 2011 et de Françoise, responsable d’une grande partie du matériel utilisé durant les séjours… et cuisinière émérite, comme n’ont pas manqué de constater les enfants et les parents qui ont participé au week-end anniversaire de Vitacolo. Ces choix devront évidemment être validés lors de la prochaine assemblée générale. Mais d’ores et déjà, on compte sur Aurélie et Françoise pour porter les valeurs de Vitacolo !

La création de commissions

Le conseil d’administration propose également de s’organiser dorénavant sous forme de commissions, et de confier à ses membres diverses responsabilités. Assurer le lien entre le siège de l’association, les adhérents et les bénévoles, être responsable du matériel utilisé lors des colos, ou encore mettre en place les séjours « exceptionnels » type anniversaire… Tout ceci fera parti des nouvelles attributions des administrateurs, encore une fois sous réserve que l’AG se prononce en ce sens.

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Cette nouvelle rubrique du blog a pour objectif de tenir au courant les adhérents de Vitacolo mais aussi les personnes intéressées par notre action, du quotidien des salariés et du CA sur le terrain.

Actuellement, les salariés et le CA travaillent sur le budget prévisionnel, qui sera proposé au vote à l’assemblée générale de janvier 2012. Le budget est un outil essentiel pour prévoir les actions mises en place d’une année sur l’autre. Pour 2012, il est par exemple prévu:

- Une enveloppe de 24 000 euros dédiée à l’aide au départ (enfants porteurs de handicap, familles de 3 enfants et plus, familles ayant un quotient familial faible, les seuils étant décidés en janvier par l’AG)

- Une augmentation du salaire des animateurs de + 8%

- La création d’un grand week-end de formation et de préparation des colos, auquel participeront l’intégralité des animateurs et directeurs recrutés cet été.

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